Biuro Usług Księgowych Małgorzata Tyska

Zmiany w umowach o pracę od 22.02.2016 r.

22.02.2016 r. wchodzi w życie obszerna nowelizacja dotycząca zasad zawierania umów o pracę – głównie terminowych - oraz ich wypowiadania.

Zasadnicze zmiany to:

  1. ograniczenie rodzajów umów o pracę do trzech – w miejsce obecnych czterech (znika umowa na czas wykonania określonej pracy),

  2. dookreślenie specyfiki umowy o pracę na okres próbny,

  3. zmiana zasad zatrudniania pracowników na podstawie umów o pracę na czas określony przez wprowadzenie bardziej skutecznego sposobu limitowania tych umów,

  4. uzależnienie długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas określony od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy, analogicznie jak w przypadku umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony,

  5. umożliwienie pracodawcy jednostronnego zwolnienia pracownika z obowiązku świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.

W artykule zajmiemy się omówieniem zmian dotyczących kontraktów terminowych oraz zasad ich wypowiadania.

 

Wprowadzenie tzw. zasady „33 i 3”.

Nowe regulacje w zakresie zatrudniania pracowników na podstawie terminowych umów o pracę podyktowane są w pewnym zakresie wszczęciem przez Komisję Europejską w stosunku do Polski postępowania w sprawie niezgodności przepisów Kodeksu z wymogami dyrektywy Rady 99/70/WE z dnia 28 czerwca 1999 r. dotyczącej Porozumienia ramowego w sprawie pracy na czas określony, zawartego przez Europejską Unię Konfederacji Przemysłowych i Pracodawców (UNICE), Europejskie Centrum Przedsiębiorstw Publicznych (CEEP) oraz Europejską Konfederację Związków Zawodowych (ETUC) – wezwanie do usunięcia uchybienia nr 2013/4161 (pismo Komisji Europejskiej z października 2013 r.) - a także orzecznictwem Trybunału Sprawiedliwości UE – w szczególności wyrokiem z dnia 13 marca 2014 r. w sprawie C-38/13 Nierodzik.

Należy wyjaśnić, że dyrektywa 99/70/WE nie określa maksymalnego czasu trwania kolejnych umów na czas określony. Państwa członkowskie stosują różne okresy. Stosowane są okresy 2–3-letnie (np. Czechy, Niemcy, Słowacja, Szwecja), ale występują także okresy 18 miesięcy (Francja), czy 4 lat (Wielka Brytania) oraz 5 lat (Węgry).

Ostatecznie przyjęty przez polskiego ustawodawcę okres 33 miesięcy jest rozwiązaniem kompromisowym między oczekiwaniami reprezentowanych w Trójstronnej Komisji do Spraw Społeczno - Gospodarczych związków zawodowych, które postulowały, aby dopuszczalny okres zatrudnienia na podstawie takiej umowy (takich umów) wynosił 18 miesięcy, a oczekiwaniami organizacji pracodawców, aby wynosił on 48 miesięcy.

Uwzględniając, że dopuszczalny okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na okres próbny będzie wynosił 3 miesiące, możliwe będzie zatrudnianie pracowników na podstawie terminowych umów o pracę łącznie przez okres co do zasady 36 miesięcy, tj. 3 lat.

Do limitu 33 miesięcy będą wliczane wszystkie okres zatrudnienia na podstawie umów o pracę na czas określony zawierane między tymi samymi stronami stosunku pracy niezależnie od okresu przerw między nimi. Jeżeli okres zatrudnienia przekroczy limit 33 miesięcy, lub jeżeli liczba zawartych umów będzie większa niż 3, będzie się uważało, że pracownik, odpowiednio od dnia następującego po upływie 33 miesięcy lub od dnia zawarcia 4. umowy o pracę na czas określony, jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony.

Co przy tym istotne, jeśli dana umowa jest 4. zawartą na czas określony, to będzie ona skutkować uznana za zatrudnienie bezterminowe, nawet jeżeli nie został przekroczony 33-miesięczny limit.

Ograniczenia dotyczące umów terminowych nie znajdą także zastosowania do pracowników tymczasowych, ponieważ do umów o pracę zawartych między agencją pracy tymczasowej a takim pracownikiem nie będzie się stosować art. 25[1] Kodeksu pracy.

Nie do końca wiadomo przy tym, jak traktować np. umowy zawarte przez poprzedniego pracodawcę w sytuacji przejścia zakładu pracy lub jego części na nowego pracodawcę na podstawie art. 23[1] Kodeksu pracy.

Moim zdaniem przepis jest także „nieszczelny” w odniesieniu do wewnętrznych jednostek organizacyjnych o statusie odrębnych pracodawców np. w oddziałach tej samej spółki kapitałowej będących samodzielnymi pracodawcami w rozumieniu art. 3 Kodeksu pracy. Wydaje się, że tym przypadku łączny limit okresu zatrudnienia i liczby umów terminowych będzie liczony dla każdej umowy o pracę w każdym z oddziałów spółki.

W konsekwencji może to prowadzić do prób obejścia prawa.

Zgodnie z nowym brzmieniem art. 25[1] § 4 Kodeksu pracy ograniczeń tych nie będzie się stosowało do umów o pracę zawartych na czas określony:

1) w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy,

2) w celu wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym,

3) w celu wykonywania pracy przez okres kadencji,

4) w przypadku gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie

- „jeżeli ich zawarcie w danym przypadku służy zaspokojeniu rzeczywistego okresowego zapotrzebowania i jest niezbędne w tym zakresie w świetle wszystkich okoliczności zawarcia umowy.”

We wszystkich czterech przypadkach ustawodawca nałożył na pracodawcę obowiązek określenia w treści samej umowy o pracę celu jej zawarcia lub okoliczności tego przypadku „przez zamieszczenie informacji o obiektywnych przyczynach uzasadniających zawarcie takiej umowy”.

Niezależnie od tego w przypadku opisanym w pkt 4 na pracodawcy będzie ciążył ponadto obowiązek zawiadomienia właściwego okręgowego inspektora pracy o zawarciu tego rodzaju umowy o pracę oraz podania przyczyn jej zawarcia, w terminie 5 dni roboczych od dnia jej zawarcia.

O ile trzy pierwsze przypadki nie powinny raczej budzić wątpliwości co do obiektywnych przyczyn ich zawarcia, o ile czwarty już tak.

Przede wszystkim zauważmy, że ustawodawca wyraźnie odróżnia dwie zasadnicze kategorie umów zawieranych na czas określony bez zachowania limitu „33 i 3”:

  • w pierwszych trzech przypadkach chodzi o zobiektywizowany ustawowo cel zawarcia umowy (zastępstwo innego pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy, praca o charakterze dorywczym, sezonowym, lub w celu wykonywania przez okres kadencji) przy czym obiektywne przyczyny uzasadniające zawarcie umów w 1. i 3. przypadku są niezależne od pracodawcy, a drugi może być determinowany rodzajem działalności prowadzonej przez pracodawcę,

  • w czwartym przypadku ustawodawca pozostawił pracodawcy otwartą furtkę dając mu możliwość wskazania innych obiektywnych przyczyn leżących po jego stronie.

Zawarcie każdej z tego rodzaju umów ma służyć zaspokojeniu rzeczywistego okresowego zapotrzebowania i - z punktu widzenia tego zapotrzebowania – być niezbędne w świetle wszystkich okoliczności zawarcia umowy.

Przedmiotem badania dopuszczalności tego rodzaju zatrudnienia będzie zatem istnienie w momencie zawierania tego typu umów obiektywnych okoliczności uzasadniających to zatrudnienie i jego niezbędność dla realizacji jego celów.

 

Co można uznać za obiektywną przyczynę leżącą po stronie pracodawcy mogącą uzasadniać wyłączenie limitów?

Moim zdaniem - w zależności od okoliczności – może to być np. charakter wykonywanych zadań (np. zatrudnienie na potrzeby realizacji terminowej umowy zawartej pomiędzy pracodawcą a jego kontrahentem), czy specyfika działalności prowadzonej przez pracodawcę.

Pewnych wskazówek może też udzielać orzecznictwo TSUE np.:

Zgodnie z nim pojęcie "obiektywnych powodów" wymaga aby zawarcie tego szczególnego rodzaju stosunków pracy, w takim kształcie w jakim stanowią przepisy krajowe, było uzasadnione istnieniem konkretnych okoliczności związanych, w szczególności z działalnością, o którą chodzi i z warunkami jej wykonywania.

Przez szczególne zadania można więc rozumieć np. przedsięwzięcie budowlane lub przeprowadzenie konkretnej, ograniczonej czasowo kampanii marketingowej, dających się wyodrębnić z ogółu działalności pracodawcy i generujących w związku z tym okresowe zapotrzebowanie na pracę.

O ile sam brak wymaganego zawiadomienia OIP o zawarciu umowy, do której nie stosuje się limitu 33 miesięcy jest zagrożony sankcją w postaci kary grzywny w kwocie od 1000 zł do 3000 zł (art. 281 pkt 1a kodeksu pracy), o tyle rodzaj sankcji za nie uwidocznienie w umowie przyczyn, dla których dana umowa została zawarta nie jest już tak oczywisty.

Wydaje się, że nie ma przesłanek, dla których tak zawartą umowę można byłoby uznać nieważną, natomiast istnieją przesłanki dla uznania za nieważne zastosowanie wyjątku. Tym samym umowa zawarta na czas określony przekraczający limit 33 miesięcy, w której strony nie dopełniły obowiązku doprecyzowania przyczyn jej zawarcia, jest „zwyczajną” umową o pracę na czas określony zawartą na zasadach ogólnych, która z mocy prawa przekształci się po okresie 33 miesięcy w umowę zawartą na czas nieokreślony. W przeciwnym wypadku regulacja art. 29 § 1[1] kp nie miałaby praktycznie żadnej mocy prawnej i w praktyce byłaby jedynie sugestią dla stron umowy o pracę.

Nadmienienia przy tym jest warty fakt, że projekt ustawy przewidywał uprawnienie dla inspektora pracy do wytaczania powództw w imieniu pracowników oraz do wstępowania do postępowań już się toczących o ustalenie, że w związku z niespełnieniem przesłanek określonych w art. 25[1] par. 4 kp została zawarta umowa bezterminowa

 

Nowe zasady wypowiadania umów o pracę

W przeciwieństwie do obecnych zasad, zarówno umowa o pracę na czas określony, jak i umowa o pracę na czas nieokreślony będą mogły być wypowiedziane zarówno przez pracodawcę, jak i przez pracownika z zachowaniem ustawowo określonego okresu wypowiedzenia, którego długość w obu przypadkach będzie taka sama i będzie zależała od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy. Okresy wypowiedzenia umów o pracę na czas określony i na czas nieokreślony będą takie, jak obecnie dla umów zawieranych na czas nieokreślony tj.:

  • 2 tygodnie – w przypadku zatrudnienia u danego pracodawcy przez okres krótszy niż 6 miesięcy,

  • 1 miesiąc – w przypadku zatrudnienia u danego pracodawcy przez okres co najmniej 6 miesięcy,

  • 3 miesiące – w przypadku zatrudnienia u danego pracodawcy przez okres co najmniej 3 at.

Powyższe okresy wypowiedzenia będą obowiązywały także w przypadku wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas określony w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy.

Co przy tym jest warte podkreślenia: w odniesieniu do umów terminowych – podobnie jak dziś – nie będzie obowiązku podawania pracownikowi przyczyn wypowiedzenia.

 

Przepisy przejściowe dotyczące okresów wypowiedzenia.

W odniesieniu do okresu wypowiedzenia można wyróżnić trzy przypadki w okresie przejściowym:

  1. jeżeli w dniu wejścia w życie nowelizacji tj. 22.02.2016 r. będzie już biegł okres wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na starych zasadach, nowe reguły wypowiadania umów nie będą miały do niej zastosowania,

  2. obowiązujące w dniu wejścia w życie nowelizacji tj. 22.02.2016 r. umowy na czas określony, które nie zawierają klauzul zezwalających na ich wcześniejsze wypowiedzenie albo zostały zawarte na okres nieprzekraczający sześciu miesięcy, w ogóle nie będą podlegały wypowiedzeniu po wejściu w życie nowych przepisów. Wyjątkiem jest jedynie możliwość ich rozwiązania z przyczyn dotyczących pracodawcy na zasadach określonych w ustawie z 13.03.2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników.

Podkreślenia warty jest przy tym fakt, że brak możliwości wypowiedzenia takich umów będzie dotyczył okresu maksymalnie 33 miesięcy od wejścia w życie ustawy, ponieważ umowy terminowe trwające w dniu wejścia w życie nowelizacji, a zawarte z innych przyczyn niż te wyłączające 33 - miesięczny limit czasowy, przekształcą się po jego upływie w umowy na czas nieokreślony i będą wypowiadane na zasadach ogólnych. Do 33-miesięcznego okresu zatrudnienia wliczany będzie okres przypadający od dnia wejścia w życie ustawy.

3. Do umów trwających w dniu wejścia w życie nowelizacji zawartych na okres dłuższy niż 6 miesięcy i zawierających klauzulę o możliwości ich rozwiązania z zachowaniem 2 - tygodniowego okresu wypowiedzenia będą stosowane nowe regulacje prawne, przy czym przy ustalaniu długości okresu wypowiedzenia umów o pracę na czas określony trwających w dniu wejścia w życie nowelizacji, których wypowiedzenie nastąpi z początkiem obowiązywania nowych zasad, nie będą uwzględniane okresy zatrudnienia u danego pracodawcy przypadające przed nowelizacją. W takim przypadku należy pamietać o terminowym zaktualizowaniu informacji o warunkach zatrunienia.

W przepisach brak jest jednoznacznych regulacji dotyczących wypowiadania umów na czas określony zawartych przed wejściem w życie nowelizacji z przyczyn, o których mowa w nowym art. 25[1] par. 4 kodeksu pracy i nie zawierających klauzuli o możliwości wcześniejszego wypowiedzenia.

 

Przepisy przejściowe dotyczące rodzajów umów.

Umowa o pracę na czas określony trwająca 22.02.2016 r. będzie traktowana jako:

  • pierwsza z dopuszczalnego limitu trzech takich umów, o ile jest pierwszą umową terminową w rozumieniu obecnych przepisów,

  • druga z dopuszczalnego limitu trzech takich umów, jeśli została zawarta jako druga w rozumieniu obecnie obowiązujących przepisów (tj. przerwa między rozwiązaniem umowy terminowej, które nastąpiło przed dniem wejścia w życie nowelizacji, a zawarciem kolejnej umowy na czas określony nie przekroczyła jednego miesiąca).

Zawarta między tymi samymi stronami trzecia terminowa umowa o pracę zostanie zakwalifikowana jako umowa o pracę na czas nieokreślony, jeśli pracodawca i pracownik zawarli przed dniem wejścia w życie nowelizacji dwie umowy na czas określony, przy czym druga umowa rozwiązała się najwcześniej na miesiąc przed, a najpóźniej w dniu wejścia w życie nowelizacji i w ciągu miesiąca od wygaśnięcia poprzedniej umowy została zawarta trzecia umowa terminowa.

Przekwalifikowanie trwającej w dniu 22.02.2016 r. umowy o pracę zawartej na czas określony w bezterminową umowę o pracę nastąpi po upływie 33 miesięcy od wejścia nowelizacji w życie, o ile nie będzie ona jednym z wyjątków wskazanych w nowym art. 25[1]par. 4 kodeksu pracy. Jeśli jednak umowa terminowa zawarta przed 22.02.2016 r. będzie kwalifikowana do jednego z tych wyjątków, pracodawca i pracownik będą mieli obowiązek uzupełnienia jej w terminie 3 miesięcy od wejścia w życie ustawy o informacje dotyczące celu lub okoliczności danego przypadku poprzez zamieszczenie informacji o obiektywnych przyczynach uzasadniających zawarcie takiej umowy. Dodatkowo, w przypadku umowy o pracę, o której mowa w art. 25[1] par. 4 pkt 4 kodeksu pracy,  na pracodawcy będzie ciążył obowiązek zawiadomienia  o niej właściwego okręgowego inspektora pracy oraz podania przyczyn jej zawarcia, w terminie 5 dni roboczych od dnia uzupełnienia umowy o pracę o informacje o przyczynach jej zawarcia.

Do umów o pracę na czas wykonania określonej pracy, trwających w dniu wejścia w życie niniejszej ustawy, stosuje się przepisy dotychczasowe.

 

Co należy zrobić już dziś?

W każdym przypadku przed dniem wejścia w życie nowelizacji pracodawcy powinni poddać przeglądowi zawarte umowy terminowe pod kątem określenia zasad ich rozwiązywania oraz stosowania, jak również w celu określenia ewentualnych dodatkowych obowiązków, jakich będą musieli dopełnić po wejściu w życie nowych przepisów.

Nie wolno przy tym zapominać o aktualizacji informacji o warunkach zatrudnienia np. w części dotyczącej zmienionych okresów wypowiedzenia. Jej wzór proponujemy w artykule: Wypowiadanie terminowych umów o pracę - zmiana informacji o warunkach zatrudnienia

Podstawowe obszary wymagające uwagi to:

  1. umowy o pracę zawarte na okres przekraczający limit ustawowy. Jeśli kwalifikują się do wyjątków od 33-miesięcznego limitu, wówczas pracodawca będzie musiał zawrzeć z pracownikiem aneks do takiej umowy wskazujący na przyczyny lub okoliczności jej zawarcia w terminie 3 miesięcy od wejścia w życie ustawy i dodatkowo w terminie 5 dni roboczych od uzupełnienia umowy o pracę o przypadek dotyczący obiektywnych przyczyn po stronie pracodawcy powiadomić o tym właściwego okręgowego inspektora pracy wraz ze wskazaniem przyczyn zawarcia umowy. Przepisy nie wskazują, co stanie się, jeżeli pracownik np. odmówi podpisania aneksu, jest to więc kolejna kwestia do rozważenia już teraz. Ponadto skorzystanie z powyższych odstępstw wymaga spełnienia dodatkowej – obecnie nieistniejącej – przesłanki: zawarcie tego typu umowy w danym przypadku ma służyć zaspokojeniu rzeczywistego okresowego zapotrzebowania i być niezbędne w tym zakresie w świetle wszystkich okoliczności zawarcia umowy.

  2. jeżeli pracodawca będzie chciał zmodyfikować obowiązujące umowy w związku z przepisami nowelizacji, wówczas powinien tego dokonać, zawierając z pracownikiem aneks do umowy o pracę wprowadzający zmiany przed 22.02.2016 r.

 

Autor: Małgorzata Tyska