Zasady udzielania pełnomocnictw dla celów podatkowych od 01.01.2016 r.

Ustawa z dnia 10.09.2015 r. o zmianie ustawy - Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Poz. 1649) wprowadziła obszerne zmiany w zasadach reprezentowania podatników przez pełnomocników. Część z nich będzie obowiązywać już od 01.01.2016 r. Wyjątek stanowią regulacje dotyczące pełnomocnictw ogólnych i Centralnego Rejestru Pełnomocnictw Ogólnych, które wejdą w życie 01.07. 2016 r.

Aktualne rozwiązania prawne w zakresie pełnomocnictwa przez swoją lakoniczność powodują liczne wątpliwości, a w konsekwencji spory podatkowe, nierzadko kończące się dopiero przed sądami administracyjnymi. Obecnie istnieje bowiem obowiązek złożenia pełnomocnictwa do akt sprawy (art. 137 § 3 ustawy ? Ordynacja podatkowa), toteż pełnomocnik strony, musi złożyć do akt konkretnej sprawy oryginał pełnomocnictwa lub jego odpis. Rozwiązanie to zupełnie nie przystaje do potrzeb podatników, którzy oczekują kompleksowej obsługi swoich spraw podatkowych i reprezentacji we wszelkich relacjach z organami podatkowymi. Sytuacja ta wymusiła kompleksowe uregulowanie instytucji pełnomocnictwa, która znajdzie się w rozdziale 3a Ordynacji podatkowej.

Zmianom ulegną też przepisy dotyczące pełnomocnictw do podpisywania deklaracji.

Zgodnie z nowym art. 138a § 2 Ordynacji podatkowej wyodrębnione zostaną trzy kategorie pełnomocnictw:

1. ogólne,

2. szczególne,

3. do doręczeń.

Każde pełnomocnictwo będzie wskazywać dane identyfikujące mocodawcę i pełnomocnika, w tym ich identyfikatory podatkowe, a w przypadku nierezydentów ? numer i serię paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość lub inny numer identyfikacyjny, o ile nie posiadają identyfikatora podatkowego, oraz adres do doręczeń w kraju tego pełnomocnika (art. 138c § 1 Ordynacji podatkowej).

Z kolei pełnomocnik ustanowiony w procedurze szczególnej (np. VAT-Refund), będący nierezydentem i nieposiadający identyfikatora podatkowego, będzie miał obowiązek wskazać numer służący do identyfikacji dla celów podatkowych nadany w jego państwie, a w przypadku jego braku - numer i serię paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość. Będzie też na nim ciążył obowiązek wskazania swojego adres elektronicznego (art. 138c § 2 Ordynacji podatkowej).

Jeżeli pełnomocnictwa udzieli osoba, która nie może się podpisać, będzie ono zgłaszane ustnie do protokołu albo podpisane za nią przez osobę sprawująca nad nią opiekę ze stosowną wzmianką obok podpisu (art. 138c § 3 Ordynacji podatkowej).

Tak jak w aktualnym stanie prawnym, adwokat, radca prawny oraz doradca podatkowy nadal będą mogli sami uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa oraz odpisy innych dokumentów wykazujących ich umocowanie, przy czym w razie wątpliwości organ podatkowy będzie mógł zażądać urzędowego poświadczenia podpisu strony (art. 138a § 4 Ordynacji podatkowej).

Adwokat, radca prawny lub doradca podatkowy, który wypowiedział pełnomocnictwo, będzie obowiązany działać za stronę jeszcze przez dwa tygodnie, chyba że mocodawca zwolni go od tego obowiązku (art. 138i § 3 Ordynacji podatkowej).

 

Pełnomocnictwo ogólne

Zmianą o największym znaczeniu w zakresie reprezentowania podatników jest wprowadzenie pełnomocnictwa ogólnego. Jest to zupełnie nowa instytucja otwarta dla wszystkich podatników.

Ustanowienie pełnomocnika ogólnego powinno znieść (w przynajmniej ograniczyć) uciążliwość związaną z dotychczasowym obowiązkiem przedkładania pełnomocnictwa lub jego urzędowo poświadczonego odpisu do akt każdej sprawy podatkowej, co nie tylko ograniczy biurokrację w organach podatkowych, ale również uprości reprezentowanie strony przez pełnomocnika.

Zakres działania pełnomocnika ogólnego będzie obejmował wszystkie sprawy podatkowe oraz inne sprawy należące do właściwości organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej (art. 138d § 1 Ordynacji podatkowej) z wyłączeniem uprawnień do podpisywania deklaracji. W tym zakresie obowiązywać mają szczególne regulacje zawarte w art. 80a Ordynacji podatkowej.

Pełnomocnik ogólny może być ustanowiony w momencie, gdy nie toczy się żadna procedura podatkowa, albo też w toku tej procedury.

Ustanowienie, zmiana zakresu, odwołanie lub wypowiedzenie pełnomocnictwa ogólnego będzie następowało zasadniczo w formie elektronicznej, a jedynie przypadku wystąpienia problemów technicznych uniemożliwiających wysyłkę dokumentu elektronicznego, będzie mogło być składane w formie pisemnej zgodnej ze wzorem określonym przez MF (art. 138d § 3 Ordynacji podatkowej).

Ustanowienie, zmiana zakresu, odwołanie lub wypowiedzenie pełnomocnictwa ogólnego będzie wywierało skutek od dnia wpływu pełnomocnictwa bezpośrednio do Centralnego Rejestru (art. 138i § 1 Ordynacji podatkowej) albo do CEiDG skąd zostanie importowane do Centralnego Rejestru.

Także sposób przesyłania pełnomocnictwa ogólnego w formie dokumentu elektronicznego, uwzględniając potrzebę zapewnienia bezpieczeństwa, wiarygodności i niezaprzeczalności danych zawartych w pełnomocnictwach oraz potrzebę ich ochrony przed nieuprawnionym dostępem, zostanie określony w drodze rozporządzenia Ministra Finansów (art. 138j § 2 Ordynacji podatkowej).

Adwokat, radca prawny oraz doradca podatkowy będą mogli sami zgłaszać udzielenie im pełnomocnictwa ogólnego oraz zawiadamiać o jego zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu ze wskazaniem daty zwolnienia z obowiązku reprezentacji (art. 138d § 5 Ordynacji podatkowej).

W przypadku ustanowienia pełnomocnika ogólnego organ podatkowy, w razie potrzeby (np. do celów procesowych, przekazania sprawy do wojewódzkiego sądu administracyjnego), sporządzi wydruk tego pełnomocnictwa lub zawiadomienia o zmianie zakresu, odwołaniu lub wypowiedzeniu pełnomocnictwa i dołączy go do akt sprawy oraz potwierdzi w formie adnotacji zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym (art. 138h Ordynacji podatkowej).

Stały kontakt z pełnomocnikiem ogólnym zapewni nałożenie obowiązku zawiadomienia o każdej zmianie adresu, pod którym dokonuje się doręczeń, lub adresu elektronicznego (art. 146a § 1 Ordynacji podatkowej).

W razie niedopełnienia tego obowiązku pismo uznane będzie za doręczone pod dotychczasowym adresem (art. 146a § 2 Ordynacji podatkowej).

 

Centralny Rejestr Pełnomocnictw Ogólnych

Pełnomocnictwa ogólne a także zawiadomienia o ich zmianie lub odwołaniu będą gromadzone w informatycznej bazie danych zwanej ?Centralnym Rejestrem Pełnomocnictw Ogólnych? prowadzonej przez MF i dostępne na bieżąco dla wszystkich organów podatkowych oraz organów kontroli skarbowej (art. 138d § 4 i art. 138k § 2 Ordynacji podatkowej).

Szczegółowy sposób zgłaszania pełnomocnictw ogólnych za pośrednictwem CEiDG oraz ich przekazywania do CRPO określone zostaną w drodze rozporządzenia MF w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji oraz ministrem gospodarki (art. 138d § 9 Ordynacji podatkowej)

 

Pełnomocnictwo szczególne

Tak jak obecnie pełnomocnictwo szczególne będzie upoważniało do działania we wskazanej sprawie podatkowej lub innej wskazanej sprawie należącej do właściwości organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej (art. 138e § 1 Ordynacji podatkowej).

Pełnomocnictwo szczególne będzie mogło być udzielone na piśmie, zgłoszone ustnie do protokołu lub w formie dokumentu elektronicznego (art. 138e § 2 Ordynacji podatkowej).

Podobnie jak w przypadku pełnomocnictwa ogólnego sposób przesyłania pełnomocnictwa szczególnego w formie dokumentu elektronicznego, uwzględniając potrzebę zapewnienia bezpieczeństwa, wiarygodności i niezaprzeczalności danych zawartych w pełnomocnictwach oraz potrzebę ich ochrony przed nieuprawnionym dostępem, zostanie określony w drodze rozporządzenia Ministra Finansów (art. 138j § 2 Ordynacji podatkowej).

Pełnomocnik szczególny będzie mógł występować w toczącym się już postępowaniu albo zainicjować to postępowanie, składając wniosek wraz z pełnomocnictwem.

Aktualnie pełnomocnik dołącza do akt oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa, a urzędowe poświadczenie odpisu pełnomocnictwa jest dokonywane ? co do zasady - przez notariusza. Jednocześnie z ustawy o opłacie skarbowej wynika, że poświadczenie zgodności duplikatu, odpisu, wyciągu, wypisu lub kopii może być dokonane przez organy administracji rządowej lub samorządowej (część II pkt 4 załącznika do ustawy o opłacie skarbowej ? wykaz przedmiotów opłaty skarbowej, stawki tej opłaty oraz zwolnienia) przy czym poświadczenia pełnomocnictwa przez organ administracji rządowej lub samorządowej dokonuje się wyłącznie na potrzeby prowadzonej przez ten organ sprawy. Nowe przepisy doprecyzowują aktualne rozwiązanie o wskazanie, że pełnomocnik dołącza do akt oryginał lub notarialnie poświadczony odpis pełnomocnictwa szczególnego. Ponadto pełnomocnik będzie mógł okazać oryginał lub notarialnie poświadczony odpis pełnomocnictwa szczególnego oraz zawiadomienia o jego zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu w celu sporządzenia przez organ podatkowy jego urzędowego odpisu i dołączenia do akt sprawy (art. 138e § 4 Ordynacji podatkowej).

Dokument ustanawiający pełnomocnictwo szczególne, zawiadomienie o zmianie jego zakresu, odwołaniu lub wypowiedzeniu ? tak jak obecnie ? będą dołączane do akt konkretnej sprawy (art. 138e § 3 Ordynacji podatkowej) i będą wywierały skutek od dnia zawiadomienia o tym organu podatkowego prowadzącego wskazaną w tym pełnomocnictwie sprawę podatkową (art. 138i § 2 Ordynacji podatkowej).

 

Pełnomocnictwo do doręczeń

Obecnie obowiązujący art. 147 § 1 i 2 Ordynacji podatkowej obliguje stronę (rezydenta) w razie wyjazdu za granicę na okres co najmniej 2 miesięcy oraz osobę fizyczną będącą nierezydentem w rozumieniu prawa dewizowego do ustanowienia pełnomocnika do spraw doręczeń.

W związku z wyrokiem Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej z dnia 19.12.2012 r. wydanym w sprawie prejudycjalnej Alder et Alder (C-325/11) dotyczącym art. 1135[5] k.p.c. powyższa regulacja, nakazująca wskazanie pełnomocnika dla doręczeń, powinna być ograniczona do sytuacji, w której strona ma miejsce zamieszkania lub zwykłego pobytu w państwie, które nie jest członkiem Unii Europejskiej.

W konsekwencji w art. 138f § 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej znalazło się postanowienie, aby strona, która zmieniła adres miejsca zamieszkania lub zwykłego pobytu na adres w państwie niebędącym państwem członkowskim Unii Europejskiej, miała obowiązek ustanowienia krajowego pełnomocnika do spraw doręczeń ustanawianego bez względu na okres jej przebywania poza granicami kraju.

Obowiązek ustanowienia pełnomocnika do doręczeń będzie obowiązywał także w stosunku do osób niemających miejsca zamieszkania lub zwykłego pobytu w Rzeczypospolitej Polskiej lub w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej (art. 138f § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej) i dotyczył będzie sytuacji, w których taka osoba uzyska status strony postępowania w czasie pobytu w Polsce.

Pełnomocnik do spraw doręczeń będzie ustanawiany, gdy nie ustanowiono pełnomocnika ogólnego lub szczególnego albo gdyby nie było możliwe doręczenie za pomocą środków komunikacji elektronicznej (zdanie wstępne art. 138f § 1 i 138f § 2 Ordynacji podatkowej).

Tak jak obecnie, w razie niedopełnienia obowiązku ustanowienia pełnomocnika pismo będzie uważane za doręczone pod adresem w kraju, a organ podatkowy pozostawi pismo w aktach sprawy (art. 138f § 3 Ordynacji podatkowej).

Pełnomocnictwo do doręczeń będzie mogło być udzielone na piśmie, zgłoszone ustnie do protokołu lub w formie dokumentu elektronicznego (art. 138e § 2 w zw. z art. 138f § 4 Ordynacji podatkowej).

Ponadto strona, ustanawiając więcej niż jednego pełnomocnika o tym samym zakresie działania lub ustanawiając pełnomocnika ogólnego oraz szczególnego w tej samej sprawie, będzie zobowiązana do wyznaczenia jednego z nich jako pełnomocnika do doręczeń (art. 138g Ordynacji podatkowej).

 

Tymczasowy pełnomocnik szczególny

Osobą nieobecną jest osoba niemająca miejsca zamieszkania w rozumieniu art. 25 Kodeksu cywilnego lub której miejsce pobytu nie jest znane.

Przepisy art. 138 § 2 Ordynacji podatkowej przyznają organowi podatkowemu kompetencję do ustanowienia przedstawiciela dla osoby nieobecnej w sytuacji gdy istnieje bezwzględna konieczność podjęcia niezbędnych (niecierpiących zwłoki) czynności procesowych. Ponieważ coraz częściej zdarzają się sytuacje, gdy podatnika należy uznać za osobę nieobecną, organy podatkowe powinny dysponować instrumentami prawnymi pozwalającymi na podejmowanie działań wobec takich podatników. Mając powyższe na uwadze, w miejsce przedstawiciela dla osoby nieobecnej wprowadzono instytucję tymczasowego pełnomocnika szczególnego. Przesłanką ustanowienia tego rodzaju pełnomocnika będzie sprawa niecierpiąca zwłoki.

Tymczasowy pełnomocnik będzie wyznaczany dla:

• nieobecnej osoby fizycznej (art. 138l § 1 Ordynacji podatkowej).

• dla osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej w przypadku braku jej organów lub niemożności ustalenia adresu siedziby, miejsca prowadzenia działalności lub miejsca zamieszkania osób upoważnionych do reprezentowania jej spraw (art. 138m § 1 Ordynacji podatkowej).

Pełnomocnik tymczasowy będzie upoważniony do działania do czasu wyznaczenia kuratora przez sąd.

Tymczasowym pełnomocnikiem szczególnym nieobecnej osoby fizycznej w pierwszej kolejności będzie wyznaczony przez organ podatkowy członek jego rodziny, o ile wyrazi na to zgodę, a  w przypadku braku takiej zgody - adwokat, raca prawny lub doradca podatkowy wyznaczony w trybie art. 138n § 1 lub 2 (art. 138l § 2 Ordynacji podatkowej).

Pełnomocnikiem tymczasowym dla osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej będzie adwokat, raca prawny lub doradca podatkowy wyznaczony w trybie art. 138n § 1 lub 2 (art. 138m § 2 Ordynacji podatkowej).

Pełnomocnik tymczasowy wyznaczany dla osoby nieobecnej w sprawach niecierpiących zwłoki będzie uprawniony do dokonywania w imieniu tej osoby wszystkich czynności procesowych. Rozwiązanie to powinno zapewnić organowi podatkowemu możliwość wszczęcia postępowania podatkowego w przypadku braku kontaktu za stroną, przy jednoczesnym zagwarantowaniu reprezentacji przez członka rodziny lub profesjonalnej reprezentacji w trakcie postępowania podatkowego w czasie jej nieobecności i właściwej ochrony jej interesów.

Zasady wyznaczania doradców podatkowych, adwokatów i radców prawnych na tymczasowych pełnomocników szczególnych oraz zasady ich wynagradzania reguluje art. 138n Ordynacji podatkowej .

 

Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji

Obecny Rozdział 9a Ordynacji podatkowej ?Podpisywanie deklaracji? jest także objęty zakresem nowelizacji.

Zasadniczą zmianą jest możliwość składania pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji oraz zawiadomienia o jego odwołaniu w formie dokumentu elektronicznego do ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

Zmiana ta związana jest z wprowadzeniem w Ordynacji podatkowej omówionej wyżej nowej instytucji pełnomocnictwa ogólnego szczególnego oraz składania ich w formie dokumentu elektronicznego Zmierza to do skupienia w jednej bazie danych informacji dotyczących wszystkich pełnomocnictw do podpisywania deklaracji elektronicznych i papierowych.

 

Przepisy przejściowe (prawa nabyte)

Jak wspomniano na wstępie nowe zasady ustanawiania pełnomocników wchodzą w życie z początkiem przyszłego roku z wyjątkiem regulacji dotyczących pełnomocnictw ogólnych i CRPO, które zaczną obowiązywać od 01.07.2016 r.

Zgodnie z art. 24 ustawy nowelizującej z dnia 10.09.2015 r. pełnomocnictwa dołączone do akt sprawy przed dniem jej wejścia w życie, a także ich urzędowo poświadczone odpisy oraz uwierzytelnione odpisy, uznane się za pełnomocnictwa szczególne.

Z kolei osobę wyznaczoną do reprezentowania kontrolowanego, o której mowa w obecnie obowiązującym art. 281a Ordynacji podatkowej, ustanowioną na podstawie dotychczasowych przepisów, po wejściu w życie nowelizacji uznaje się za pełnomocnika szczególnego do spraw kontroli podatkowych (art. 25 ustawy nowelizującej).

 

Autor: Małgorzata Tyska